المهام الإدارية والفواتير
انتهى العمل. الفاتورة أُرسلت.
تُرسَل كل فاتورة فور تسجيل انتهاء العمل. ولا يحتاج أحد إلى تذكّر إرسالها.
- شركة الأفق للأسقف1,850 ريالمدفوعة
- مقهى النسيم260 ريالمدفوعة
- عيادة الابتسامة للأسنان690 ريالتم إرسال تذكير
- الواحة للكهرباء920 ريالمرسَلة
- حضانة البراعم380 ريالمدفوعة
المشكلة
الفاتورة التي نويت إرسالها.
- 01
ينتهي العمل، وتبقى الفاتورة نصف مكتوبة على المكتب حتى تتوفر عشر دقائق لإكمالها.
- 02
حين تُرسَل بعد أيام، تكون تفاصيل ما جرى الاتفاق عليه قد بدأت تتلاشى من الذاكرة.
- 03
يكتب كل شخص الفاتورة بطريقته، فتبدأ التفاصيل الصغيرة بالاختلاف من فاتورة إلى أخرى.
- 04
يسأل أحد العملاء بلطف عن فاتورته قبل أن تُتاح لك فرصة إرسالها.
ما يحدث عادةً
- تُكتب الفواتير في نهاية الأسبوع دفعة واحدة، كلما توفر الوقت.
- تُنقل التفاصيل يدويًا من أمر العمل أو من محادثة أو من ذاكرة أحدهم.
- تفوت بعض الفواتير دائمًا، فتُرسَل متأخرة أو لا تُرسَل أصلًا.
- لا ينتبه أحد إلى الثغرة إلى أن تظهر فروق في الحسابات مع نهاية الشهر.
كيف نفعل ذلك
- تصدر الفاتورة مما هو موجود في نظامك بالفعل، فور تسجيل انتهاء العمل.
- تُرسَل في اليوم نفسه بقالب فاتورتك وصياغتك، دون نسخ أي شيء يدويًا.
- كل فاتورة بالشكل نفسه والصياغة نفسها، بغض النظر عمّن أنجز العمل في الفريق.
- يظهر لك دائمًا إجمالي ما أُرسل وما سُدِّد وما لا يزال مستحقًا لك.
كيف يعمل
خطوات العمل
- 01عرّفنا بأعمالك
بضع دقائق تشرح لنا فيها كيف يتحوّل العمل إلى فاتورة لديك اليوم.
- 02نربطه
بنظام أوامر العمل أو الحجوزات الذي تستخدمه بالفعل.
- 03تُرسَل من تلقاء نفسها
تُرسَل الفاتورة في يوم تسجيل انتهاء العمل.
يراقب دائمًا
يراجع عمله بنفسه
تُقارَن كل فاتورة بالعمل الذي صدرت عنه، فلا تُرسَل فاتورة مرتين ولا تفوت دون أن ينتبه أحد. ويراقب النظام النمط عبر كل الأعمال، لا العمل الذي أمامه فقط.
- عمل سُجِّل منتهيًا دون إصدار فاتورة له، يُكتشف ويُنبَّه إليه في اليوم نفسهتم الفحص
- فاتورتان لعمل واحد، تُوقَفان قبل إرسال أي منهماتم الفحص
- إجمالي لا يطابق أمر العمل، يُحجَز لمراجعتك أولًاتم الفحص
- الأعمال التي تستغرق أطول وقت حتى تصدر فاتورتها، لترى أين يضيع الوقتتم الفحص
ما تحصل عليه
ما تشمله الخدمة
- فاتورة تصدر فور تسجيل اكتمال العمل
- تُرسَل في اليوم نفسه بقالبك وصياغتك
- إجمالي محدَّث دائمًا لما أُرسل وما سُدِّد وما تأخر سداده
- اكتشاف الفواتير المكررة والمفقودة تلقائيًا
- يعمل مع نظام أوامر العمل أو الحجوزات الذي لديك بالفعل
- نظرة شهرية على المدة التي يستغرقها إصدار فاتورة كل عمل
- نسخة تُحفظ مع كل عمل، فلا يضيع شيء
- قائمة بالفواتير المتأخرة يمكنك مراجعتها في ثوانٍ
لفريقك التقنيالجانب التقني، لمن يتولى أنظمتك.
- يرتبط بنظام أوامر العمل أو الحجوزات أو المحاسبة الذي لديك عبر واجهة API الخاصة به، فلا يُدخَل شيء مرتين.
- لا تصدر الفاتورة إلا عند تسجيل اكتمال العمل في النظام المصدر، ولا تُبنى على تخمين أبدًا.
- تتبع القوالب والترقيم تسلسل فواتيرك نفسه، فلا يبدو شيء غريبًا لمحاسبك.
- تُسجَّل كل فاتورة تصدر مقابل العمل الذي صدرت منه، لتوفير مسار كامل يمكن تتبعه.
- البيانات مشفَّرة أثناء النقل وعند التخزين، وتُستضاف في مناطق المملكة المتحدة أو الاتحاد الأوروبي حيثما يسمح المزوّد.
- التسليم هو تصدير بسيط لكل فاتورة مع مرجع عملها، بصيغة يقرؤها نظام المحاسبة لديك.
أسئلة وأجوبة.
هل يحل محل برنامج الفواتير لديّ؟
لا. يستخدم برنامج الفواتير أو المحاسبة الموجود لديك، ويصدر الفواتير داخله.
ماذا لو تغيرت تفاصيل العمل بعد حجزه؟
تصدر الفاتورة من العمل كما هو لحظة تسجيل انتهائه، فتخرج أحدث التفاصيل.
هل يمكنه استخدام قالب الفاتورة الخاص بنا؟
نعم. يُجهَّز بقالبك وترقيمك وصياغتك.
ماذا لو اعترض عميل على فاتورة؟
ينبّهك إليها فورًا، ولا يُرسَل أي تذكير بشأنها إلا بعد مراجعتك لها.
كم التكلفة؟
يعتمد السعر على عدد الفواتير التي تُرسَل كل شهر. وبعد مكالمة قصيرة، يصلك سعر واضح قبل أن نبدأ التنفيذ.
خدمات مكمّلة
واصل التصفح
- المهام الإدارية والفواتير
متابعة المدفوعات المتأخرة بلطف ووفق جدول محدد
يُرسَل تذكير بصياغة مهذبة فور تأخر الفاتورة، ويتوقف فور السداد.
- المهام الإدارية والفواتير
دفاتر حسابات منظّمة في Xero أو QuickBooks
تُطابَق المدفوعات مع الحساب البنكي فور وصولها، وتُسجَّل الإيصالات يوم الشراء. ولا يُدخَل شيء مرتين.
- المهام الإدارية والفواتير
فواتير الموردين والإيصالات تُقرأ وتُسجَّل في الدفاتر
فواتير الموردين والإيصالات التي تصل بالبريد الإلكتروني أو بالصورة تُقرأ وتُطابَق وتُسجَّل في Xero أو QuickBooks. وما كان غير واضح يُحال إليك.